Zarządzenie Nr 5/2017
Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Żukowie z dnia 11 sierpnia 2017 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Żukowie.
na podstawie § 7 Uchwały nr XXXIII/376/2017 Rady Miejskiej w Żukowie z dnia 31 stycznia 2017 r. w sprawie uchwalenia Statutu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Żukowie nadaje się Regulamin Organizacyjny Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Żukowie o następującej treści:
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1
- Regulamin Organizacyjny Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, zwany dalej „Regulaminem”, określa organizację wewnętrzną, podział zadań, stanowiska pracy i zasady funkcjonowania poszczególnych komórek organizacyjnych w Gminnym Ośrodka Pomocy Społecznej w Żukowie.
- Ilekroć w Regulaminie Organizacyjnym Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej
w Żukowie jest mowa o:
- „Ośrodku” – oznacza to Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Żukowie,
- „Komórkach organizacyjnych” – oznacza to wyodrębnione w strukturze organizacyjnej Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej działy, sekcje i samodzielne stanowiska pracy,
- „Kierowniku” – oznacza to Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej
w Żukowie, - „Pracownikach” – należy przez to rozumieć pracowników zatrudnionych w Ośrodku.
§ 2
- Ośrodek ma siedzibę w Żukowie.
- Terytorialny zasięg działania Ośrodka obejmuje obszar gminy Żukowo.
- Ośrodek jest czynny w godzinach pracy Urzędu Gminy w Żukowie.
- Obsługa interesantów odbywa się w godzinach pracy Ośrodka.
§ 3
- Ośrodek jest jednostką organizacyjną i budżetową Gminy Żukowo.
- Ośrodek realizuje zadania własne gminy, w tym o charakterze obowiązkowym wynikające
z przepisów prawa oraz zadania zlecone przez organy administracji rządowej.
Rozdział II
Zasady kierowania Ośrodkiem oraz zakres zadań Kierownika Ośrodka, Zastępcy Kierownika oraz Głównego Księgowego
§ 4
- Pracą Ośrodka kieruje Kierownik Ośrodka przy pomocy Zastępcy Kierownika i Głównego Księgowego.
- W czasie nieobecności Kierownika jego obowiązki pełni Zastępca Kierownika lub inny pracownik wyznaczony przez Kierownika Ośrodka.
§ 5
Do zadań Kierownika Ośrodka należy w szczególności:
- zapewnienie sprawnego funkcjonowania Ośrodka;
- reprezentowanie Ośrodka na zewnątrz;
- nadzór nad gospodarką finansową Ośrodka;
- sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy i realizacją zadań powierzonych Ośrodkowi;
- prowadzenie postępowań oraz wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych, zasiłków dla opiekunów, funduszu alimentacyjnego, wspierania rodziny, świadczeń wychowawczych oraz innych wynikających z realizowanych zadań;
- koordynowanie działalności poszczególnych komórek organizacyjnych Ośrodka;
- opracowywanie bilansów potrzeb w zakresie pomocy społecznej oraz prowadzenie działań zmierzających do ich realizacji;
- podejmowanie działań związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej;
- wykonywanie innych zadań wynikających z przepisów prawa i rozeznanych potrzeb;
- przyjmowanie klientów Ośrodka w sprawach skarg i wniosków;
§ 6
Do zadań Zastępcy Kierownika należy w szczególności:
- wykonywanie zadań powierzonych przez Kierownika Ośrodka;
- zastępowanie Kierownika podczas jego nieobecności oraz w razie niemożności pełnienia przez niego obowiązków;
- wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej w ramach upoważnienia udzielonego przez Burmistrza;
- udział w planowaniu środków finansowych na działalność statutową Ośrodka;
- inicjowanie przedsięwzięć mających na celu pozyskiwanie środków pozabudżetowych na programy przeciwdziałania patologiom oraz łagodzenia skutków ubóstwa;
- inspirowanie działań instytucji, organizacji społecznych, osób prawnych i fizycznych w sprawach dotyczących rozwoju form i zakresu pomocy społecznej oraz współdziałanie i koordynowanie tych działań na terenie gminy;
- nadzór nad sprawozdawczością merytoryczną w zakresie realizowanych przez Ośrodek zadań;
- udzielanie pomocy metodycznej pracownikom socjalnym w rozwiązywaniu problemów rodzin pozostających pod ich opieką;
- czuwanie nad planowym, terminowym wykonywaniem zadań przez pracowników Ośrodka;
- wspomaganie Kierownika w podejmowaniu działań związanych z zapewnieniem funkcjonowania kontroli zarządczej.
§ 7
Do zadań Głównego Księgowego należy w szczególności:
- sprawowanie kontroli nad gospodarką finansową Ośrodka;
- nadzorowanie właściwej realizacji zobowiązań finansowych;
- przestrzeganie dyscypliny finansowo-budżetowej oraz zasad prawidłowej, oszczędnej gospodarki finansowej;
- wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości;
- nadzorowanie prac z zakresu rachunkowości wykonanych przez pracowników Ośrodka i odpowiedzialność za całokształt prac związanych z działalnością finansowo-księgową Ośrodka;
- wykonywanie innych zadań wynikających z ustawy o finansach publicznych
i rachunkowości.
Rozdział III
Organizacja Ośrodka
§ 8
Funkcjonowanie Ośrodka opiera się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału czynności służbowych i indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
§ 9
- W skład Ośrodka wchodzą następujące komórki organizacyjne, którym nadaje się następujące symbole do oznakowania spraw:
- Dział Pomocy Społecznej i Świadczeń (PS)
- Dział Świadczeń:
– Sprawy Świadczeń Rodzinnych (DŚR)
– Sprawy Funduszu Alimentacyjnego (FA)
– Sprawy Karty Dużej Rodziny (KDR)
– Sprawy Świadczeń Wychowawczych (DŚW)
3) Dział Księgowo-Kadrowy (KK)
4) Samodzielne stanowiska:
a) kierowca
b) obsługa prawna
c) obsługa informatyczna
d) asystent rodziny
e) psycholog
Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Żukowie zapewnia obsługę organizacyjno-techniczną Zespołu Interdyscyplinarnego ds. przeciwdziałania przemocy w rodzinie i ściśle z nim współpracuje (oznakowanie spraw ZI).
§ 10
- W poszczególnych komórkach organizacyjnych tworzy się stanowiska pracy.
- W celu zapewnienia realizacji zadań o istotnym znaczeniu dla Ośrodka Kierownik może w drodze zarządzenia powołać zespół zadaniowy.
- Kierownik Ośrodka może wyznaczyć w Działach Koordynatorów działów lub upoważnić innego pracownika do koordynowania realizacji zadań przez pracowników danego działu.
- Kierownik może dokonywać przesunięć etatów między komórkami organizacyjnymi Ośrodka.
§ 11
- Komórki organizacyjne Ośrodka tworzone są z uwzględnieniem charakteru zadań i potrzeb społecznych, w celu skutecznego i racjonalnego funkcjonowania Ośrodka.
- Komórki organizacyjne zobowiązane są do współpracy w celu realizacji zadań Ośrodka.
Rozdział IV
Zadania, uprawnienia i odpowiedzialność poszczególnych komórek organizacyjnych
§ 12
Zakres zadań i odpowiedzialności poszczególnych pracowników nadawane są w indywidualnych zakresach czynności na powierzonych im stanowiskach pracy w celu zapewnienia optymalnej realizacji zadań Ośrodka.
§ 13
Do zadań Działu Pomocy Społecznej i Świadczeń należy w szczególności:
- praca socjalna,
- rozpoznawanie i ustalanie potrzeb w zakresie pomocy społecznej w gminie Żukowo;
- przeprowadzanie wywiadów środowiskowych oraz ich aktualizacji u osób ubiegających się o przyznanie pomocy, w terminach określonych obowiązującymi przepisami prawa,
- kompletowanie dokumentacji niezbędnej do wydania decyzji w sprawie przyznania lub odmowy świadczenia z pomocy społecznej,
- prowadzenie dokumentacji rodzin korzystających z pomocy społecznej,
- wprowadzanie wniosków, wywiadów środowiskowych oraz pozostałych danych do systemu komputerowego,
- udzielanie pełnej informacji i porad osobom zgłaszającym się do Ośrodka;
- udzielanie pomocy zgodnie z zasadami etyki zawodowej;
- pobudzanie społecznej aktywności i inspirowanie działań samopomocowych
w zaspokajaniu niezbędnych potrzeb życiowych osób, rodzin, grup i środowisk społecznych; - współpraca i współdziałanie z innymi specjalistami w celu przeciwdziałania
i ograniczania patologii i negatywnych zjawisk społecznych; - przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych dotyczących prowadzonych spraw w zakresie pomocy społecznej oraz potwierdzania prawa do świadczeń opieki zdrowotnej;
- sporządzanie list wypłat przyznanych świadczeń z pomocy społecznej;
- prowadzenie niezbędnych rejestrów osób korzystających z pomocy społecznej;
- sporządzania sprawozdań z udzielonych świadczeń z pomocy społecznej, również w wersji elektronicznej;
- wprowadzanie danych do systemu komputerowego niezbędnych do opracowania projektu decyzji administracyjnej,
- prowadzenie korespondencji Ośrodka;
§ 14
Do zadań Działu Świadczeń należy w szczególności:
- wydawanie i przyjmowanie wniosków o przyznanie świadczeń rodzinnych, zasiłków dla opiekunów, funduszu alimentacyjnego oraz świadczeń wychowawczych wraz z kompletem dokumentacji;
- wprowadzanie danych dotyczących świadczeń rodzinnych, zasiłków dla opiekunów, funduszu alimentacyjnego oraz świadczeń wychowawczych do systemu komputerowego;
- prowadzenie postępowań oraz wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach świadczeń rodzinnych, zasiłków dla opiekunów, funduszu alimentacyjnego oraz świadczeń wychowawczych,
- prowadzenie postępowania wobec dłużników alimentacyjnych,
- sporządzanie list płac przyznanych świadczeń rodzinnych, zasiłków dla opiekunów, funduszu alimentacyjnego oraz świadczeń wychowawczych;
- dokonywanie obliczeń comiesięcznych składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne świadczeniobiorców;
- sporządzane bilansów potrzeb i sprawozdań z realizowanych zadań,
- wydawanie zaświadczeń w sprawach świadczeń rodzinnych, zasiłków dla opiekunów, funduszu alimentacyjnego i świadczeń wychowawczych;
- prowadzenie korespondencji w zakresie świadczeń rodzinnych, zasiłków dla opiekunów, funduszu alimentacyjnego oraz świadczeń wychowawczych,
- wprowadzanie dłużników alimentacyjnych do centralnych rejestrów dłużników;
- dokonywanie uzgodnień księgowych dotyczących wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz dokonywanych zwrotów należności przez dłużników;
- przeprowadzanie wywiadu alimentacyjnego oraz odbieranie oświadczeń majątkowych od dłużników alimentacyjnych;
- prowadzenie postępowań w sprawach o przyznanie Karty Dużej Rodziny w tym przyjmowanie wniosków i wydawanie kart.
§ 15
Do zadań Działu Księgowo-Kadrowego należy w szczególności:
- ewidencjonowanie dowodów księgowych;
- rozliczenia z ZUS pracowników i podopiecznych Ośrodka;
- prowadzenie rozliczeń z Urzędem Skarbowym z tytułu wynagrodzeń pracowników i rozliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych;
- sporządzanie sprawozdań z zatrudnienia i wynagrodzeń;
- prowadzenie akt osobowych pracowników;
- prowadzenie ewidencji czasu pracy;
- przygotowywanie dokumentów związanych z zatrudnieniem: umów o pracę, wypowiedzeń, świadectw pracy itp.
- przeprowadzenie służby przygotowawczej nowo zatrudnionych pracowników;
- nadzór nad wykonywaniem wymaganych dla danego stanowiska pracy badań wstępnych, okresowych i kontrolnych przez pracowników;
- nadzór nad terminowością przeprowadzania szkoleń BHP i przeciwpożarowych;
- prowadzenie ewidencji przydzielanych środków BHP;
- przygotowywanie sprawozdań finansowych z wykonywania budżetu;
- opracowywanie okresowych analiz i sprawozdań o sytuacji finansowej Ośrodka;
- prowadzenie ewidencji majątku Ośrodka;
- naliczanie i sporządzanie wynagrodzeń dla pracowników Ośrodka;
§ 16
Do zadań Kierowcy należy w szczególności:
- dokonywanie codziennej obsługi powierzonego pojazdu,
- utrzymanie pojazdu w czystości i pełnej sprawności technicznej,
- odprowadzanie pojazdu do miejsca garażowania po zakończonych godzinach pracy lub po zakończeniu podróży służbowej,
- prowadzenie ewidencji kart drogowych i sporządzanie miesięcznego zestawienia,
- codzienny przegląd pojazdu przed wyjazdem w teren,
- natychmiastowe zawiadomienie Kierownika Ośrodka o zaistniałym wypadku drogowym, awarii lub najmniejszym uszkodzeniu pojazdu,
- przestrzeganie terminów wykonywania przeglądów gwarancyjnych i technicznych,
- używanie pojazdu zgodnie z jego przeznaczeniem tj. do celów służbowych w godzinach pracy oraz poza godzinami w sytuacjach szczególnych za zgodą Kierownika Ośrodka.
§ 17
Do zadań Obsługi prawnej należy w szczególności:
- prowadzenie spraw sądowych, administracyjnych, egzekucyjnych, jak również spraw w postępowaniu polubownym,
- opiniowanie uchwał, zarządzeń, umów cywilnoprawnych,
- konsultacje prawne – ustne, telefoniczne lub drogą elektroniczną,
- konsultacje prawne dla podopiecznych Ośrodka,
- inne czynności związane z obsługą prawną.
§ 18
Do zadań Obsługi informatycznej należy w szczególności:
- administracja sieci teleinformatycznej,
- naprawa komputerów i urządzeń komputerowych,
- administracja serwerem Ośrodka,
- pomoc i doradztwo w zakresie informatyki.
§ 19
Do zadań Asystenta Rodziny należy w szczególności:
- opracowanie i realizacja planu pracy z rodziną,
- udzielanie pomocy rodzinom w poprawie ich sytuacji życiowej, w tym w zdobywaniu umiejętności prawidłowego prowadzenia gospodarstwa domowego,
- udzielanie pomocy rodzinom w rozwiązywaniu problemów socjalnych, psychologicznych, wychowawczych z dziećmi,
- wspieranie aktywności społecznej rodzin,
- motywowanie członków rodzin do podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
- udzielanie pomocy w poszukiwaniu, podejmowaniu i utrzymywaniu pracy zarobkowej,
- podejmowanie działań interwencyjnych i zaradczych w sytuacji zagrożenia bezpieczeństwa dzieci i rodzin,
- prowadzenie indywidualnych konsultacji wychowawczych dla rodziców i dzieci,
- prowadzenie dokumentacji dotyczącej pracy z rodziną,
- wprowadzanie do systemu komputerowego danych dot. podejmowanych działań,
- dokonywanie okresowej oceny sytuacji rodziny zgodnie z przepisami prawa,
- monitorowanie funkcjonowania rodziny po zakończeniu pracy z rodziną,
- sporządzanie na wniosek sądu opinii o rodzinie i ich członkach,
- współpraca z jednostkami administracji rządowej i samorządowej, organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami i osobami specjalizującymi się w działaniach na rzecz dziecka i rodziny,
- koordynacja wsparcia dla kobiet w ciąży i ich rodzin, zwłaszcza dla kobiet posiadających zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu.
§ 20
Do zadań psychologa należy w szczególności:
- współpraca z pracownikami socjalnymi w zakresie udzielania konsultacji psychologicznych, wsparcia z zakresu rozwiązywania problemów w środowiskach objętych różnymi formami pomocy;
- uczestnictwo w pracach grup roboczych funkcjonujących w ramach Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Gminie Żukowo;
- poradnictwo psychologiczne dla osób potrzebujących tej formy pomocy, podopiecznych Ośrodka;
- zapewnienie stałej, specjalistycznej pomocy psychologicznej w indywidualnych przypadkach;
- prowadzenie dokumentacji wynikającej z potrzeb powyższego zakresu obowiązków.
§ 21
Każdy pracownik Ośrodka ponosi odpowiedzialność służbową, porządkową i dyscyplinarną w zakresie wynikającym z Kodeksu Pracy, w szczególności za:
- prawidłowe wykonywanie powierzonych zadań i poleceń służbowych, w tym za legalne, rzetelne, staranne, sumienne, terminowe i profesjonalne wykonywanie zadań.
- znajomość i przestrzeganie obowiązujących przepisów prawnych w zakresie zadań i czynności wykonywanych na zajmowanym stanowisku;
- przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych oraz dochowania tajemnicy ustawowo chronionej;
- przestrzeganie przepisów o ochronie przeciwpożarowej oraz bezpieczeństwa i higieny pracy;
- powierzone sprzęt biurowy oraz komputerowy wraz z oprogramowaniem lub inne mienie;
- właściwe zabezpieczenie dokumentów (akt), komputera oraz pieczątek przed dostępem osób postronnych.
Rozdział IV
Zadania wspólne dla wszystkich pracowników Ośrodka
§ 22
Do ogólnych obowiązków wszystkich pracowników Ośrodka należy w szczególności:
- przestrzeganie obowiązujących Regulaminów wewnętrznych, Statutu Ośrodka, ustawy o pracownikach samorządowych oraz przepisów porządkowych;
- przestrzeganie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów ochrony przeciwpożarowej;
- przestrzeganie przepisów dotyczących zabezpieczenia mienia oraz dochowania tajemnicy ustawowo chronionej;
- przestrzeganie postanowień ustawy o ochronie danych osobowych oraz zarządzeń Kierownika Ośrodka w tym zakresie;
- stosowanie przepisów prawa w zakresie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych;
- znajomość i przestrzeganie obowiązujących przepisów prawnych w zakresie wykonywanych zadań oraz samokształcenie poprzez bieżące zapoznawanie się z przepisami prawa,
- przeprowadzanie samokontroli tj. prawidłowości wykonywania własnej pracy;
- współdziałanie z innymi pracownikami, a w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji;
- przygotowywanie danych do sprawozdań, ocen i analiz oraz bieżących informacji
o realizacji zadań, - prowadzenie niezbędnych rejestrów na danym stanowisku pracy,
- właściwe przechowywanie akt spraw oraz usprawnianie organizacji, metod i form pracy;
- przygotowanie i przekazywanie akt spraw do składnicy akt Ośrodka.
- Poza zadaniami, o których mowa w ust. 1 każdy pracownik Ośrodka jest zobowiązany wykonywać inne zadania przekazane przez Kierownika Ośrodka poza zakresem szczegółowym poszczególnych stanowisk pracy, jeżeli nie są sprzeczne
z obowiązującym prawem.
Rozdział V
Zasady przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków
§ 23
- Kierownik przyjmuje interesantów w sprawie skarg i wniosków w godzinach pracy Ośrodka.
- Skargi i wnioski rozpatruje się bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca, a w sprawach szczególnie skomplikowanych – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wniesienia skargi lub wniosku.
Rozdział VI
Postanowienia końcowe
§ 24
Traci moc Zarządzeniem nr 1/2016 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Żukowie z dnia 31 marca 2016 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Żukowie oraz Zarządzenie nr 2/2017 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 22 lutego 2017 r. w sprawie zmian w Regulaminie Organizacyjnym Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Żukowie.
§ 25
Zobowiązuje się pracowników do zapoznania się z treścią i ścisłego przestrzegania regulaminu.
§ 26
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.