Regulamin Organizacyjny

Opublikowano w dniu Autor: Marlena Szlas

Zarządzenie Nr 5/2017
Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Żukowie z dnia 11 sierpnia 2017 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Żukowie.

na podstawie § 7 Uchwały nr XXXIII/376/2017 Rady Miejskiej w Żukowie z dnia 31 stycznia 2017 r. w sprawie uchwalenia Statutu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Żukowie nadaje się Regulamin Organizacyjny Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Żukowie o następującej treści:

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1

  1. Regulamin Organizacyjny Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, zwany dalej „Regulaminem”, określa organizację wewnętrzną, podział zadań, stanowiska pracy i zasady funkcjonowania poszczególnych komórek organizacyjnych w Gminnym Ośrodka Pomocy Społecznej w Żukowie.
  2. Ilekroć w Regulaminie Organizacyjnym Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej
    w Żukowie jest mowa o:
  1. „Ośrodku” – oznacza to Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Żukowie,
  2. „Komórkach organizacyjnych” – oznacza to wyodrębnione w strukturze organizacyjnej Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej działy, sekcje i samodzielne stanowiska pracy,
  3. „Kierowniku” – oznacza to Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej
    w Żukowie,
  4. „Pracownikach” – należy przez to rozumieć pracowników zatrudnionych w Ośrodku.

§ 2

  1. Ośrodek ma siedzibę w Żukowie.
  2. Terytorialny zasięg działania Ośrodka obejmuje obszar gminy Żukowo.
  3. Ośrodek jest czynny w godzinach pracy Urzędu Gminy w Żukowie.
  4. Obsługa interesantów odbywa się w godzinach pracy Ośrodka.

§ 3

  1. Ośrodek jest jednostką organizacyjną i budżetową Gminy Żukowo.
  2. Ośrodek realizuje zadania własne gminy, w tym o charakterze obowiązkowym wynikające
    z przepisów prawa oraz zadania zlecone przez organy administracji rządowej.

Rozdział II

Zasady kierowania Ośrodkiem oraz zakres zadań Kierownika Ośrodka, Zastępcy Kierownika oraz Głównego Księgowego

§ 4

  1. Pracą Ośrodka kieruje Kierownik Ośrodka przy pomocy Zastępcy Kierownika i Głównego Księgowego.
  2. W czasie nieobecności Kierownika jego obowiązki pełni Zastępca Kierownika lub inny pracownik wyznaczony przez Kierownika Ośrodka.

§ 5

Do zadań Kierownika Ośrodka należy w szczególności:

  1. zapewnienie sprawnego funkcjonowania Ośrodka;
  2. reprezentowanie Ośrodka na zewnątrz;
  3. nadzór nad gospodarką finansową Ośrodka;
  4. sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy i realizacją zadań powierzonych Ośrodkowi;
  5. prowadzenie postępowań oraz wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych, zasiłków dla opiekunów, funduszu alimentacyjnego, wspierania rodziny, świadczeń wychowawczych oraz innych wynikających z realizowanych zadań;
  6. koordynowanie działalności poszczególnych komórek organizacyjnych Ośrodka;
  7. opracowywanie bilansów potrzeb w zakresie pomocy społecznej oraz prowadzenie działań zmierzających do ich realizacji;
  8. podejmowanie działań związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej;
  9. wykonywanie innych zadań wynikających z przepisów prawa i rozeznanych potrzeb;
  10. przyjmowanie klientów Ośrodka w sprawach skarg i wniosków;

§ 6

Do zadań Zastępcy Kierownika należy w szczególności:

  1. wykonywanie zadań powierzonych przez Kierownika Ośrodka;
  2. zastępowanie Kierownika podczas jego nieobecności oraz  w razie niemożności pełnienia przez niego obowiązków;
  3. wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej w ramach upoważnienia udzielonego przez Burmistrza;
  4. udział w planowaniu środków finansowych na działalność statutową Ośrodka;
  5. inicjowanie przedsięwzięć mających na celu pozyskiwanie środków pozabudżetowych na programy przeciwdziałania patologiom oraz łagodzenia skutków ubóstwa;
  6. inspirowanie działań instytucji, organizacji społecznych, osób prawnych i fizycznych w sprawach dotyczących rozwoju form i zakresu pomocy społecznej oraz współdziałanie i koordynowanie tych działań na terenie gminy;
  7. nadzór nad sprawozdawczością merytoryczną w zakresie realizowanych przez Ośrodek zadań;
  8. udzielanie pomocy metodycznej pracownikom socjalnym w rozwiązywaniu problemów rodzin pozostających pod ich opieką;
  9. czuwanie nad planowym, terminowym wykonywaniem zadań przez pracowników Ośrodka;
  10.  wspomaganie Kierownika w podejmowaniu działań związanych z zapewnieniem funkcjonowania kontroli zarządczej.

§ 7

Do zadań Głównego Księgowego należy w szczególności:

  1. sprawowanie kontroli nad gospodarką finansową Ośrodka;
  2. nadzorowanie właściwej realizacji zobowiązań finansowych;
  3. przestrzeganie dyscypliny finansowo-budżetowej oraz zasad prawidłowej, oszczędnej gospodarki finansowej;
  4. wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości;
  5. nadzorowanie prac z zakresu rachunkowości wykonanych przez pracowników Ośrodka i odpowiedzialność za całokształt prac związanych z działalnością finansowo-księgową Ośrodka;
  6. wykonywanie innych zadań wynikających z ustawy o finansach publicznych
    i rachunkowości.

Rozdział III

Organizacja Ośrodka

§ 8

Funkcjonowanie Ośrodka opiera się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału czynności służbowych i indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.

§ 9

  1. W skład Ośrodka wchodzą następujące komórki organizacyjne, którym nadaje się następujące symbole do oznakowania spraw:
  1. Dział Pomocy Społecznej i Świadczeń (PS)
  2. Dział Świadczeń:                                                     

– Sprawy Świadczeń Rodzinnych (DŚR)  

– Sprawy Funduszu Alimentacyjnego (FA)

– Sprawy Karty Dużej Rodziny (KDR)

– Sprawy Świadczeń Wychowawczych (DŚW)

3) Dział Księgowo-Kadrowy (KK)

4) Samodzielne stanowiska:

a) kierowca                                                               

b) obsługa prawna                                                                

c) obsługa informatyczna

d) asystent rodziny

e) psycholog

Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Żukowie zapewnia obsługę organizacyjno-techniczną Zespołu Interdyscyplinarnego ds. przeciwdziałania przemocy w rodzinie i ściśle z nim współpracuje (oznakowanie spraw ZI).

§ 10

  1. W poszczególnych komórkach organizacyjnych tworzy się stanowiska pracy.
  2. W celu zapewnienia realizacji zadań o istotnym znaczeniu dla Ośrodka Kierownik może w drodze zarządzenia powołać zespół zadaniowy.
  3. Kierownik Ośrodka może wyznaczyć w Działach Koordynatorów działów lub upoważnić innego pracownika do koordynowania realizacji zadań przez pracowników danego działu.
  4. Kierownik może dokonywać przesunięć etatów między komórkami organizacyjnymi Ośrodka.

§ 11

  1. Komórki organizacyjne Ośrodka tworzone są z uwzględnieniem charakteru zadań i potrzeb społecznych, w celu skutecznego i racjonalnego funkcjonowania Ośrodka.
  2. Komórki organizacyjne zobowiązane są do współpracy w celu realizacji zadań Ośrodka.

Rozdział IV

Zadania, uprawnienia i odpowiedzialność poszczególnych komórek organizacyjnych

§ 12

Zakres zadań i odpowiedzialności poszczególnych pracowników nadawane są w indywidualnych zakresach czynności na powierzonych im stanowiskach pracy w celu zapewnienia optymalnej realizacji zadań Ośrodka.

§ 13

Do zadań  Działu Pomocy Społecznej i Świadczeń należy w szczególności:

  1. praca socjalna,
  2. rozpoznawanie i ustalanie potrzeb w zakresie pomocy społecznej w gminie Żukowo;
  3. przeprowadzanie wywiadów środowiskowych oraz ich aktualizacji u osób ubiegających się o przyznanie pomocy, w terminach określonych obowiązującymi przepisami prawa,
  4. kompletowanie dokumentacji niezbędnej do wydania decyzji w sprawie przyznania lub odmowy świadczenia z pomocy społecznej,
  5. prowadzenie dokumentacji rodzin korzystających z pomocy społecznej,
  6. wprowadzanie wniosków, wywiadów środowiskowych oraz pozostałych danych do systemu komputerowego,
  7. udzielanie pełnej informacji i porad osobom zgłaszającym się do  Ośrodka;
  8. udzielanie pomocy zgodnie z zasadami etyki zawodowej;
  9. pobudzanie społecznej aktywności i inspirowanie działań samopomocowych
    w zaspokajaniu niezbędnych potrzeb życiowych osób, rodzin, grup i środowisk społecznych;
  10. współpraca i współdziałanie z innymi specjalistami w celu przeciwdziałania
    i ograniczania patologii i negatywnych zjawisk społecznych;
  11. przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych dotyczących prowadzonych spraw w zakresie pomocy społecznej oraz potwierdzania prawa do świadczeń opieki zdrowotnej;
  12. sporządzanie list wypłat przyznanych świadczeń z pomocy społecznej;
  13. prowadzenie niezbędnych rejestrów osób korzystających z pomocy społecznej;
  14. sporządzania sprawozdań z udzielonych świadczeń z pomocy społecznej, również w wersji elektronicznej;
  15. wprowadzanie danych do systemu komputerowego niezbędnych do opracowania projektu decyzji administracyjnej,
  16. prowadzenie korespondencji Ośrodka;

§ 14

Do zadań  Działu Świadczeń należy w szczególności:

  1. wydawanie i przyjmowanie wniosków o przyznanie świadczeń rodzinnych, zasiłków dla opiekunów, funduszu alimentacyjnego oraz świadczeń wychowawczych wraz z kompletem dokumentacji;
  2. wprowadzanie danych dotyczących świadczeń rodzinnych, zasiłków dla opiekunów, funduszu alimentacyjnego oraz świadczeń wychowawczych do systemu komputerowego;
  3. prowadzenie postępowań oraz wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach świadczeń rodzinnych, zasiłków dla opiekunów, funduszu alimentacyjnego oraz świadczeń wychowawczych,
  4. prowadzenie postępowania wobec dłużników alimentacyjnych,
  5. sporządzanie list płac przyznanych świadczeń rodzinnych, zasiłków dla opiekunów, funduszu alimentacyjnego oraz świadczeń wychowawczych;
  6. dokonywanie obliczeń comiesięcznych składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne świadczeniobiorców;
  7. sporządzane bilansów potrzeb i sprawozdań z realizowanych zadań,
  8. wydawanie zaświadczeń w sprawach świadczeń rodzinnych, zasiłków dla opiekunów, funduszu alimentacyjnego i świadczeń wychowawczych;
  9. prowadzenie korespondencji w zakresie świadczeń rodzinnych, zasiłków dla opiekunów, funduszu alimentacyjnego oraz świadczeń wychowawczych,
  10. wprowadzanie dłużników alimentacyjnych do centralnych rejestrów dłużników;
  11. dokonywanie uzgodnień księgowych dotyczących wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz dokonywanych zwrotów należności przez dłużników;
  12. przeprowadzanie wywiadu alimentacyjnego oraz odbieranie oświadczeń majątkowych od dłużników alimentacyjnych;
  13. prowadzenie postępowań w sprawach o przyznanie Karty Dużej Rodziny w tym przyjmowanie wniosków i wydawanie kart.

§ 15

Do zadań Działu Księgowo-Kadrowego należy w szczególności:

  1. ewidencjonowanie dowodów księgowych;
  2. rozliczenia z ZUS pracowników i podopiecznych Ośrodka;
  3. prowadzenie rozliczeń z Urzędem Skarbowym z tytułu wynagrodzeń pracowników i rozliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych;
  4. sporządzanie sprawozdań z zatrudnienia i wynagrodzeń;
  5. prowadzenie akt osobowych pracowników;
  6. prowadzenie ewidencji czasu pracy;
  7. przygotowywanie dokumentów związanych z zatrudnieniem: umów o pracę, wypowiedzeń, świadectw pracy itp.
  8. przeprowadzenie służby przygotowawczej nowo zatrudnionych pracowników;
  9. nadzór nad wykonywaniem wymaganych dla danego stanowiska pracy badań wstępnych, okresowych i kontrolnych przez pracowników;
  10. nadzór nad terminowością przeprowadzania szkoleń BHP i przeciwpożarowych;
  11. prowadzenie ewidencji przydzielanych środków BHP;
  12. przygotowywanie sprawozdań finansowych z wykonywania budżetu;
  13. opracowywanie okresowych analiz i sprawozdań o sytuacji finansowej Ośrodka;
  14. prowadzenie ewidencji majątku Ośrodka;
  15. naliczanie i sporządzanie wynagrodzeń dla pracowników Ośrodka;

§ 16

Do zadań Kierowcy należy w szczególności:

  1. dokonywanie codziennej obsługi powierzonego pojazdu,
  2. utrzymanie pojazdu w czystości i pełnej sprawności technicznej,
  3. odprowadzanie pojazdu do miejsca garażowania po zakończonych godzinach pracy lub po zakończeniu podróży służbowej,
  4. prowadzenie ewidencji kart drogowych i sporządzanie miesięcznego zestawienia,
  5. codzienny przegląd pojazdu przed wyjazdem w teren,
  6. natychmiastowe zawiadomienie Kierownika Ośrodka o zaistniałym wypadku drogowym, awarii lub najmniejszym uszkodzeniu pojazdu,
  7. przestrzeganie terminów wykonywania przeglądów gwarancyjnych i technicznych,
  8. używanie pojazdu zgodnie z jego przeznaczeniem tj. do celów służbowych w godzinach pracy oraz poza godzinami w sytuacjach szczególnych za zgodą Kierownika Ośrodka.

§ 17

Do zadań Obsługi prawnej należy w szczególności:

  1. prowadzenie spraw sądowych, administracyjnych, egzekucyjnych, jak również spraw w postępowaniu polubownym,
  2. opiniowanie uchwał, zarządzeń, umów cywilnoprawnych,
  3. konsultacje prawne – ustne, telefoniczne lub drogą elektroniczną,
  4. konsultacje prawne dla podopiecznych Ośrodka,
  5. inne czynności związane z obsługą prawną.

§ 18

Do zadań Obsługi informatycznej należy w szczególności:

  1. administracja sieci teleinformatycznej,
  2. naprawa komputerów i urządzeń komputerowych,
  3. administracja serwerem Ośrodka,
  4. pomoc i doradztwo w zakresie informatyki.

§ 19

Do zadań Asystenta Rodziny należy w szczególności:

  1. opracowanie i realizacja planu pracy z rodziną,
  2. udzielanie pomocy rodzinom w poprawie ich sytuacji życiowej, w tym w zdobywaniu umiejętności prawidłowego prowadzenia gospodarstwa domowego,
  3. udzielanie pomocy rodzinom w rozwiązywaniu problemów socjalnych, psychologicznych, wychowawczych z dziećmi,
  4. wspieranie aktywności społecznej rodzin,
  5. motywowanie członków rodzin do podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
  6. udzielanie pomocy w poszukiwaniu, podejmowaniu i utrzymywaniu pracy zarobkowej,
  7. podejmowanie działań interwencyjnych i zaradczych w sytuacji zagrożenia bezpieczeństwa dzieci i rodzin,
  8. prowadzenie indywidualnych konsultacji wychowawczych dla rodziców i dzieci,
  9. prowadzenie dokumentacji dotyczącej pracy z rodziną,
  10. wprowadzanie do systemu komputerowego danych dot. podejmowanych działań,
  11. dokonywanie okresowej oceny sytuacji rodziny zgodnie z przepisami prawa,
  12.  monitorowanie funkcjonowania rodziny po zakończeniu pracy z rodziną,
  13.  sporządzanie na wniosek sądu opinii o rodzinie i ich członkach,
  14.  współpraca z jednostkami administracji rządowej i samorządowej, organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami i osobami specjalizującymi się w działaniach na rzecz dziecka i rodziny,
  15. koordynacja wsparcia dla kobiet w ciąży i ich rodzin, zwłaszcza dla kobiet posiadających zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu.

§ 20

Do zadań psychologa należy w szczególności:

  1. współpraca z pracownikami socjalnymi w zakresie udzielania konsultacji psychologicznych, wsparcia z zakresu rozwiązywania problemów w środowiskach objętych różnymi formami pomocy;
  2. uczestnictwo w pracach grup roboczych funkcjonujących w ramach Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Gminie Żukowo;
  3. poradnictwo psychologiczne dla osób potrzebujących tej formy pomocy, podopiecznych Ośrodka;
  4. zapewnienie stałej, specjalistycznej pomocy psychologicznej w indywidualnych przypadkach;
  5. prowadzenie dokumentacji wynikającej z potrzeb powyższego zakresu obowiązków.

§ 21

Każdy pracownik Ośrodka ponosi odpowiedzialność służbową, porządkową i dyscyplinarną w zakresie wynikającym z Kodeksu Pracy, w szczególności za:

  1. prawidłowe wykonywanie powierzonych zadań i poleceń służbowych, w tym za legalne, rzetelne, staranne, sumienne, terminowe i profesjonalne wykonywanie zadań.
  2. znajomość i przestrzeganie obowiązujących przepisów prawnych w zakresie zadań i czynności wykonywanych na zajmowanym stanowisku;
  3. przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych oraz dochowania tajemnicy ustawowo chronionej;
  4. przestrzeganie przepisów o ochronie przeciwpożarowej oraz bezpieczeństwa i higieny pracy;
  5. powierzone sprzęt biurowy oraz komputerowy wraz z oprogramowaniem lub inne mienie;
  6. właściwe zabezpieczenie dokumentów (akt), komputera oraz pieczątek przed dostępem osób postronnych.

Rozdział IV

Zadania wspólne dla wszystkich pracowników Ośrodka

§ 22

Do ogólnych obowiązków wszystkich pracowników Ośrodka należy w szczególności:

  1. przestrzeganie obowiązujących Regulaminów wewnętrznych, Statutu Ośrodka, ustawy o pracownikach samorządowych oraz przepisów porządkowych;
  2. przestrzeganie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów ochrony przeciwpożarowej;
  3. przestrzeganie przepisów dotyczących zabezpieczenia mienia oraz dochowania tajemnicy ustawowo chronionej;
  4. przestrzeganie postanowień ustawy o ochronie danych osobowych oraz zarządzeń Kierownika Ośrodka w tym zakresie;
  5. stosowanie przepisów prawa w zakresie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych;
  6. znajomość i przestrzeganie obowiązujących przepisów prawnych w zakresie wykonywanych zadań oraz samokształcenie poprzez bieżące zapoznawanie się z przepisami prawa,
  7. przeprowadzanie samokontroli tj. prawidłowości wykonywania własnej pracy;
  8. współdziałanie z innymi pracownikami, a w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji;
  9. przygotowywanie danych do sprawozdań, ocen i analiz oraz bieżących informacji
    o realizacji zadań,
  10. prowadzenie niezbędnych rejestrów na danym stanowisku pracy,
  11. właściwe przechowywanie akt spraw oraz usprawnianie organizacji, metod i form pracy;
  12. przygotowanie i przekazywanie akt spraw do składnicy akt Ośrodka.
  13. Poza zadaniami, o których mowa w ust. 1 każdy pracownik Ośrodka jest zobowiązany wykonywać inne zadania przekazane przez Kierownika Ośrodka poza zakresem szczegółowym poszczególnych stanowisk pracy, jeżeli nie są sprzeczne
    z obowiązującym prawem.

Rozdział V

Zasady przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków

§ 23

  1. Kierownik przyjmuje interesantów w sprawie skarg i wniosków w godzinach pracy Ośrodka.
  2. Skargi i wnioski rozpatruje się bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca, a w sprawach szczególnie skomplikowanych – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wniesienia skargi lub wniosku. 

Rozdział VI

Postanowienia końcowe

§ 24

Traci moc Zarządzeniem nr 1/2016 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Żukowie z dnia 31 marca 2016 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Żukowie oraz Zarządzenie nr 2/2017 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 22 lutego 2017 r. w sprawie zmian w Regulaminie Organizacyjnym Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Żukowie.

§ 25

Zobowiązuje się pracowników do zapoznania się z treścią i ścisłego przestrzegania regulaminu.

§ 26

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.